A. ORGANISASI MUTU
Pusat Penjaminan Mutu Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu telah memiliki organisasi mutu yang dibuat untuk memperlancar pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu baik di Tingkat Lembaga Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu maupun pada Tingkat Jurusan dan Program studi.
Pusat Penjaminan Mutu pada Tingkat Lembaga dipimpin oleh Seorang Kepala Pusat Penjaminan Mutu. Untuk menjalankan tugas-tugas penjaminan mutu, ditugaskan staf untuk menjadi penanggung jawab Audit Mutu Internal, Penanggung jawab SPME (akreditasi dan ISO), administrasi keuangan dan penanggung jawab dokumen mutu dan desiminasi. Pada tingkat Jurusan, telah ditetapkan Penangung jawab Penjaminan Mutu di setiap Jurusan dan Penanggung jawab mutu di masing-masing Program studi, serta berkordinasi dengan kelompok auditor internal untuk pelaksanaan AMI. Dengan demikian Organisasi Mutu Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu meliputi :
B. TUGAS DAN FUNGSI UNSUR DALAM ORGANISASI MUTU
Adapun tugas pokok dan fungsi masing-masing unsur dalam Organisasi Mutu Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu sebagai berikut :
- Kepala Pusat Penjaminan Mutu
Tugas pokok kepala pusat penjaminan mutu adalah membantu pipminan melakukan penjaminan mutu pendidikan secara bertahap, sistematis dan terencana dalam suatu program penjaminan mutu yang memiliki target dalam kurun waktu yang jelas.
Uraian tugas antara lain :
- Menyusun rancangan usulan rencana program dan anggaran empat tahunan Pusat Penjaminan Mutu.
- Menyusun rancangan RPK Pusat Penjaminan Mutu.
- Menyiapkan bahan rancangan usulan pengembangan Pusat Penjaminan Mutu.
- Merencanakan dan melaksanakan kegiatan Pusat Penjaminan Mutu akademik secara menyeluruh di Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu
- Menyusun dokumen mutu mencakup kebijakan mutu, manual mutu, standar mutu, formulir, serta dokumen akademik lainnya dan mengevaluasi relevansi dan kesesuaiannya dengan dinamika perubahan yang berkembang.
- Mengembangkan sistem informasi penjaminan mutu akademik
- Melaksanakan monitoring secara berkala terhadap pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik
- Merencanakan dan mempersiapkan audit mutu Internal prodi/institusi, dan akreditasi.
- Menyusun laporan EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri) berdasarkan laporan EPSBED dari program studi yang ada di lingkungan Poltekkes
- Menyusun laporan berkala pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu.
- Mengkoordinir pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) di Tingkat Jurusan dan Program studi.
2. Penanggung Jawab SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) / Audit Mutu Internal
Uraian tugas :
- Membantu kepala Pusat Penjaminan Mutu dalam melaksanakan tugas dan fungsi Pusat Penjaminan Mutu.
- Menyusun rencana pelaksanaan Audit Mutu Internal
- Mengkoordinir pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) terhadap pelaksanaan kegiatan akademik (Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian, dan Pengabdian pada Masyarakat) rutin yang dilaksanakan oleh Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu
- Mengkoordinir Auditor dalam melaksanakan proses audit mutu internal pada tingkat Prodi maupun Unit
- Melaporkan berbagai temuan dan ketidaksesuaian hasil audit kepada Pimpinan Unit Pelaksana Kegiatan Akademik terkait (Kaprodi/Ketua Jurusan), dan atau Pimpinan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu untuk dilakukan upaya perbaikan
- Melaporkan temuan dokumen standar yang perlu untuk peningkatan ataupun perbaikan dokumen.
3. Penanggung Jawab SPME (Sistem Penjaminan Mutu Eksternal) / Akreditasi & ISO
Uraian tugas :
- Membantu kepala Pusat Penjaminan Mutu dalam melaksanakan tugas dan fungsi Pusat Penjaminan Mutu
- Membantu dalam pelaksanakan monitoring secara berkala terhadap pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik
- Mengkoordinir pelaksanakan kegiatan Surveillance baik dari BAN PT/LAM-PTKes maupun dari pihak lain yang berkepentingan
- Mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan kegiatan Akreditasi Institusi dan Akreditasi Program studi
- Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan penyusunan borang akreditasi institusi maupun akreditasi program studi.
4. Penanggung Jawab Dokumen Mutu dan Diseminasi
Uraian tugas :
- Membantu kepala Pusat Penjaminan Mutu dalam melaksanakan tugas dan fungsi Pusat Penjaminan Mutu.
- Merencanakan dan melaksanakan pengembangan dokumen mutu yang mencakup kebijakan mutu, manual mutu, standar mutu, dan formulir;
- Merencanakan dan melaksanakan kegiatan pengendalian dokumen mutu, catatan mutu, laporan kegiatan, dan dokumen akademik lainnya.
- Menyusun laporan pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu setiap tahun
- Melakukan pengarsipan dokumen Sistem Penjaminan Mutu
- Mengembangkan sistem informasi penjaminan mutu Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu
- Melaksanakan kegiatan evaluasi terhadap pencapaian indikator kinerja mencakup pengukuran Indeks Kepuasan Mahasiswa, Serapan Lulusan, dan indikator lain yang diperlukan untuk penyusunan laporan
- Mendiseminasikan hasil-hasil penjaminan mutu baik dalam bentuk laporan maupun melalui website sistem penjaminan mutu.
5. Penanggung Jawab MutuJurusan & Prodi
Uraian tugas :
- Membantu kepala Pusat Penjaminan Mutu dalam melaksanakan tugas dan fungsi Pusat Penjaminan Mutu di tingkat Jurusan ataupun Prodi
- Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan Sistem Penjaminan Mutu pada tingkat Jurusan ataupun Prodi
- Mengkoordinir ketersediaan dokumen mutu yang diperlukan untuk pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu pada tingkat Jurusan ataupun Prodi
- Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan sistem penjaminan mutu pada tingkat Jurusan ataupun Prodi
- Membantu dalam mengumpulkan data dan menyusun laporan pelaksanaan sistem penjaminan mutu pada tingkat Jurusan ataupun Prodi
- Mengkoordinir dan melakukan monitoring dan evaluasi survey kepuasan pengguna dan evaluasi dosen dibidang pembelajaran di tingkat Jurusan ataupun Prodi.
6. Penanggung Jawab Administrasi dan Keuangan Mutu
Uraian tugas :
- Membantu kepala Pusat Penjaminan Mutu dalam melaksanakan tugas dan fungsi Pusat Penjaminan Mutu
- Membuat surat yang berkaitan dengan kegiatan di Pusat Penjaminan Mutu
- Mengagendakan dan Mengarsipkan Surat Masuk dan Surat Keluar.
- Mempersiapkan Rapat/Pertemuan rutin/Diskusi yang diselenggarakan Pusat Penjaminan Mutu (mencari ruangan, mengurus snack/konsumsi dan menjadi notulen rapat).
- Membuat catatan/notulen pada kegiatan rapat atau pertemuan yang diselenggarakan oleh Pusat Penjaminan Mutu
- Memonitor kebutuhan-kebutuhan Rumah Tangga dan ATK Pusat Penjaminan Mutu
- Mengusulkan rencana anggaran selama satu tahun kerja
- Mengajukan amprahan keuangan untuk kegiatan sesuai dengan RPD (Rencana Penarikan Dana)
- Membuat Laporan pertanggungjawaban keuangan (SPJ) pada setiap kegiatan di Pusat Penjaminan Mutu.
7. Auditor AMI (Audit Mutu Internal)
Uraian tugas :
- Melakukan evaluasi terhadap Program Studi, unit, dan perangkat kerja Poltekkes Kemenkes Bengkulu sebagai auditee sesuai dengan instrumen AMI yang berlaku;
- Melakukan komunikasi dengan auditee untuk pelaksanaan AMI pada periode tertentu;
- Menetapkan status atau penilaian kinerja terhadap auditee yang diaudit;
- Memberikan catatan, saran, dan rekomendasi terhadap auditee dan pihak – pihak lain yang memiliki keterkaitan dalam rangka meningkatkan kinerja sesuai dengan regulasi dan standar operasional yang ditetapkan.
- Melaksanakan AMI sesuai instrumen yang berlaku;
- Mengkoordinasikan pelaksanaan AMI dengan auditee dan Pusat Penjaminan mutu
- Melaporkan hasil dari pelaksanaan AMI kepada Pusat Penjaminan Mutu dalam bentuk Laporan Hasil AMI
